De zorgsector bereidt zich voor op een dubbele vergrijzing. De zorgvraag stijgt hard, terwijl het arbeidsaanbod krimpt. De transities die nodig zijn om de zorgsector gereed te maken voor die enorme uitdaging, wordt ons niet door Den Haag opgelegd. Samenwerking tussen alle zorgpartijen is het nieuwe adagium in het Integraal Zorgakkoord (IZA). Zorgaanbieders moeten niet langer met elkaar concurreren, maar elkaar vertrouwen en samen naar innovatieve oplossingen zoeken. Daarmee lijkt het IZA op het Horizontaal Toezicht, dat een jaar of tien geleden haar intrede deed in de zorg.

Gezond Know How (GKH) helpt zorgorganisaties om maximaal te profiteren van horizontaal toezicht. Femmy Ambergen-Lensen, consultant bij GKH, is vanaf het begin direct betrokken geweest bij deze revolutie in de wereld van de zorgadministratie. Ze weet als geen ander wat zorgaanbieders nodig hebben. Ze helpt hen om de mogelijkheden die Horizontaal Toezicht biedt te doorgronden, om administratieve lasten te verlagen en werkplezier te vergroten.

“Werken op basis van vertrouwen in plaats van wantrouwen geeft zoveel meer voldoening!”

Bouwen van vertrouwen

Horizontaal Toezicht is een samenwerking tussen een zorgaanbieder en een zorgverzekeraar om kosten op een eenvoudige manier te verantwoorden. De nadruk ligt niet langer op controle achteraf, maar op vertrouwen en samenwerking vooraf. Femmy: “Het klinkt simpel, maar we botsten aanvankelijk op veel weerstand. Nu wil niemand meer terug naar hoe het ooit was”.

Waarom is Horizontaal Toezicht van belang?

Voorheen moest de zorgaanbieder bij het declareren van zorgkosten simpelweg de instructies van zorgverzekeraar nauwgezet opvolgen. De zorgverzekeraar controleerde achteraf of dat ook daadwerkelijk was gebeurd. Het was voor alle partijen een tijdrovende manier van werken, gebaseerd op wantrouwen. Met Horizontaal Toezicht verandert controle in samenwerking. Dat geeft alle partijen energie. Femmy: ”Er is veel meer wederzijdse betrokkenheid, het werkt veel efficiënter, en bovendien gebeurt het in een veel vriendelijker sfeer”.

Samenwerken aan verantwoording levert geld op

Horizontaal toezicht heeft samenwerking een impuls gegeven: de zorgaanbieder heeft zijn administratie processen op orde. De controleur kan er van op aan dat de uitkomsten juist zijn. Dat ging niet zonder slag of stoot. Het heeft een cultuurverandering gevraagd bij iedereen. Er is nu meer vertrouwen, maar ook veel meer eigenaarschap. “Zorgaanbieders voelden zich niet verantwoordelijk. De controleur kwam het werk toch nog een keer dunnetjes overdoen. Femmy: “Die controles waren dermate verstorend en leverden de zorgaanbieder zoveel werk op, dat ze wachtten op wat de controleur van ze vroeg. En dan deden ze alleen dat”. Horizontaal Toezicht legt de verantwoordelijkheid weer bij de professional. Die voelt zich veel serieuzer genomen en heeft de zaak graag op orde.

De zorgverzekeraar vertrouwt de zorgaanbieder natuurlijk niet blind. Het vertrouwen is gebaseerd op transparantie, heldere communicatie en een gezamenlijke inzet op juiste besteding van middelen van middelen. Femmy: “Wanneer de zorgaanbieder haar processen niet op orde heeft, dan kan dat voor de zorgverzekeraar reden zijn om toch weer meer controlemaatregelen door te voeren. Als zorgaanbieder wil je dat voorkomen. Investeren in deugdelijke verantwoordingsprocessen levert op termijn enorm veel geld op!”

Volgens David Voetelink, vicevoorzitter van de raad van bestuur van Erasmus MC, kunnen ziekenhuizen op termijn minimaal 200 miljoen euro meer vrijmaken voor medisch specialistische zorg omdat reserves, die eerder werden aangehouden vanwege onzekerheden rondom declaraties, kunnen vervallen. Femmy: ”Het is heel simpel. Elkaar wantrouwen vraagt controles, en die kosten vreselijk veel geld. Door te investeren in transparantie en samenwerking, zetten we wantrouwen om in vertrouwen en dalen dus de kosten. Bovendien nemen onzekerheden af, waardoor reserves kunnen dalen”.

Principes van Horizontaal Toezicht

Er zijn verschillende principes die ten grondslag liggen aan Horizontaal Toezicht:

• Gefundeerd vertrouwen: Vertrouwen is gebaseerd op transparantie en heldere communicatie.
• Intrinsieke motivatie: Zorgaanbieders en zorgverzekeraars moeten intrinsiek gemotiveerd zijn om de uitgangspunten van Horizontaal Toezicht in hun organisatie te integreren.
• Ketenbrede verantwoording: Er wordt gestreefd naar één gezamenlijke verantwoording voor de hele zorgketen, zodat alle betrokken partijen hierop kunnen vertrouwen.
• Representatie: Iedere zorgaanbieder heeft één representerende zorgverzekeraar, wat zorgt voor eenduidigheid en uniformiteit.
• Eén landelijk raamwerk: Er is een uniform raamwerk voor de implementatie van Horizontaal Toezicht, wat een consistente toepassing waarborgt.
• Implementatie is maatwerk: Bij de implementatie van Horizontaal Toezicht wordt rekening gehouden met de specifieke eigenschappen van elke zorgaanbieder.
• Heldere taakafbakening: Er is duidelijkheid over de taken en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen, wat efficiëntere processen mogelijk maakt.
• Eenduidige en tijdige normering: Door gezamenlijke duiding en interpretatie van wet- en regelgeving wordt gezorgd voor duidelijkheid en uniformiteit.
• Stimuleren ‘First time right’: Het streven is om in één keer juist en tijdig te registreren en declareren, wat administratieve lasten vermindert.
• Verminderen administratieve lasten: Door proces- en systeemgericht toezicht worden administratieve lasten verminderd, wat leidt tot efficiëntere zorgprocessen.

Hebt u vragen over hoe uw organisatie maximaal kan profiteren van de voordelen van horizontaal toezicht, neem dan contact op met Femmy Ambergen-Lensen, senior consultant bij GKH.

Softwarebot neemt administratieve handelingen over
Naast de implementatie van Horizontaal Toezicht, zijn er ook andere spannende innovaties op het gebied van zorgadministratie die de efficiëntie en effectiviteit verder kunnen verbeteren. Robots en kunstmatige intelligentie (AI) spelen hierbij een steeds grotere rol.

Noodzaak van robotische procesautomatisering groeit
Softwarebots of digitale robots (robotische procesautomatisering, RPA) kan repetitieve administratieve taken steeds makkelijker overnemen. Steeds meer zorginstellingen zetten RPA in bij de verwerking van declaraties en het invoeren van patiëntgegevens. Dit vermindert niet alleen de werkdruk voor medewerkers, maar verhoogt in veel gevallen ook de nauwkeurigheid en de snelheid van de gegevensverwerking. Bots kunnen bovendien bijvoorbeeld laboratoriumresultaten automatisch invoeren in het EMD, de resultaten analyseren en deze naar de juiste zorgverleners sturen. RPA kan daarnaast worden ingezet voor triage-doeleinden. De financiële administratie van een zorgaanbieder kan op basis van RPA routinematige audits uitvoeren en naleving van regelgeving monitoren door automatisch gegevens te verzamelen en te analyseren. Zo draagt RPA er aan bij dat de zorginstelling voldoet aan de wettelijke verantwoordingseisen. GKH denkt graag met u mee over hoe RPA ook uw financiële administratie kan ondersteunen.

Fraude signaleren met kunstmatige intelligentie
Vergelijkbare trends zien we bij de inzet van kunstmatige intelligentie (AI) in de zorg: AI kan worden ingezet om patronen te herkennen in grote hoeveelheden data. Met AI kunnen afwijkingen in declaraties worden gedetecteerd, waardoor fouten en frauduleuze activiteiten sneller kunnen worden opgespoord. Daarnaast kan AI helpen bij het voorspellen van zorgbehoeften, waardoor zorgaanbieders proactiever kunnen handelen en zorgcoördinatie kan worden verbeterd.

De computer leert van zijn eigen ervaringen
Machine Learning is een tak van sport binnen de kunstmatige intelligentie. De computer leert van historische data en verbetert zichzelf voortdurend op basis van eigen ervaringen. Dit kan bijvoorbeeld worden toegepast in de zorgadministratie om processen zoals patiëntenregistratie, resourceplanning en kostenbeheer te optimaliseren. Machine learning kan ook helpen bij het personaliseren van zorg door het analyseren van patiëntgegevens en het voorstellen van op de patiën toegesneden behandelplannen. De toepassingsmogelijkheden lijken onbegrensd.

De computer gaat met patiënten in gesprek
Chatbots en virtuele assistenten doen ook steeds meer hun intrede in de zorg. De tools kunnen zorgaanbieders ondersteunen door het beantwoorden van veel gestelde vragen van patiënten en het plannen van afspraken. Dit verlaagt de administratieve last voor zorgpersoneel en zorgt voor een betere patiëntervaring.

Is uw zorgorganisatie klaar voor de volgende digitale revolutie?
Big data en AI gaan, misschien nog wel meer dan horizontaal toezicht, zorgen voor impactvolle transformaties in de Nederlandse gezondheidszorg en de (financiële) administratie van zorginstellingen. Veel instellingen denken na over hoe ze voorlopers kunnen zijn in deze transitie. GKH was onderdeel van de vroege implementatie destijds van Horizontaal Toezicht. Femmy: “Zelf ben ik direct betrokken binnen de zorgadministratieve bij Ziekenhuisgroep Twente (ZGT). De implementatie en innovatie van AI samen met Medisch Spectrum Twente en het TechMed Centrum ga ik dan ook met belangstelling volgen. Dit initiatief van deze drie instellingen behoort tot een van de voorloopinitiatieven in Nederland op dit gebied.”

Er moet niet alleen worden nagedacht over de technische implementatie van deze innovaties. De transitie brengt ook ethische en juridische vragen met zich mee. Voordat tot implementatie wordt overgegaan moet bovendien een deugdelijke kosten-batenanalyse worden uitgevoerd. Hebt u vragen over hoe uw organisatie met deze ontwikkelingen moet omgaan en maximaal kan profiteren van de voordelen van kunstmatige intelligentie en machine learning, neem dan contact op met Femmy Ambergen-Lensen, senior consultant bij GKH.